Desarrollar software

Hola, manejo la venta de un producto fisico por internet que a la hora de reportar el pago, basicamente el cliente me debe enviar un email indicandome sus datos para el envio y adjuntandome su recibo de pago escaneado, esto genera que reciba varios emails y tenga que estar respondiendo uno por uno con los datos del envio (codigo de rastreo) y es poco organizado. Lo que he visto que algunos negocios hacen y yo tambien estoy buscando es: Que se puede crear una página donde se dirigen los clientes para reportar el pago, en esta página mediante un formulario, los clientes llenan los datos necesarios para el envio y su email y el sistema les da la opcion de adjuntar su comprobante de pago, al hacerlo el cliente recibe una confirmación del sistema y tambien al vendedor (yo) le llegan los datos bien organizados junto con un numero de pedido, entonces una vez que lo recibo me meto al sistema, busco el pedido, escribo su numero de guia del envio, le pico un botón y el cliente recibe un email donde confirma el envio y su numero de guia. Espero haberme explicado, lo que busco es alguien que me contruya un sistema que me evite estar batallando con los emails que me envian los clientes y tener que estar respondiendolos de forma personal. Gracias